Cara membuat mail merge

Cara  Membuat Mail Merge pada Ms Word

Mail Merge

Mail merge itu salah satu fasilitas dari Microsoft Word yang memudahkan pengguna dalam membuat surat yang isinya sama untuk penerima yang berbeda-beda. Contoh nyata yang sering menggunakan fasilitas Mail Merge adalah surat undangan yang dibuat oleh sekolah untuk para orang tua murid dan masih banyak lagi.  inilah langkah – langkah untuk membuat mail merge.

1.      .Kita buka program Microsoft Word,dan buka di menu mailings dan buat dokumen seperti  

screenshot dibawah ini

2 .       Pada menu Mailings Tab, klik Select Recipients, dan  pilih Type New List

                                                                                                                     

      

      3. Kemudian muncul tampilan seperti di bawah ini

                                                                                                                                            

  4. Lalu Ganti judul field yang ada sesuai dengan kebutuhan kita dengan menggunakan tombol

Customize Columns (dalam contoh ini kita hanya memerlukan field Nama, Alamat dan Kota).

Isi field tersebut sesuai dengan kebutuhan kita perluka.

                                                                                                                     

5. Setelah selesai lalu  Klik Ok, dan kemudian simpan dengan nama Undangan di folder yang kita inginkan.

                                                                                                                    

6. Kemudian letakkan kursor di sebelah tulisan Bpk/Ibu pada Mailings Tab, dan klik Insert Mail Merge, pilih Nama.

                                                                                                                          

7.  Letakkan kursor di bawah tulisan Bpk/Ibu pada Mailings Tab, klik Insert Mail Merge, pilih Alamat seperti tadi di lakukan sebelumnya.

8.  Letakkan kursor di bawah tulisan «Alamat», Pada Mailings Tab, klik Insert Mail Merge, pilih Kota, sehingga tampilan menjadi seperti screenshot dibawah ini.

                                                                                                                             

9. Dan untuk melihat hasilnya, pada Mailings pilih Tab dan klik Preview Results, hasil akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

                                                                                                                      

                                                                                                                             

10. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi Preview Results, lakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan

11. Jika sudah selesai, untuk menyimpan dan mencetak hasil mail merge klik Finish & Merge pilih Print Documents.

Ada 3 pilihan:

1.      All untuk mencetak semua surat.

2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.