Selasa, 04 Juni 2013

cara membuat mail merge


Cara Membuat mail merge pada MS. Word

Mail merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda.

contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Nah inilah salah satu fungsi mail merge.

Langkah-langkah membuat Mail merge yaitu :

1. Buka dokumen word yang sebelumnya sudah di buat dan diatur kerapihannya.
2. Kemudian langkah awal pilih menu Mailings, lalu pilih dan klik Select Recipients, Selanjutnya    Pilih Type new list.
3. Pada langkah ini terdapat Field dan Record, Untuk mengubah Field Pilih menu Cutomize Columns.
4. Lalu kemudian hapus satu persatu fieldnya, lalu pilih Delete terus tekan Yes
5. Setelah terhapus semua fieldnya, untuk membuat field baru Pilih menu Add, Setelah itu Tulis nama sesuai dengan yang di butuhkan field yang di inginkan lalu jika selesai pilih tekan OK, Selanjutnya isi Record nya. Untuk pindah ke kolom ataupun pindah baris tekan tombol TAB pada PC anda. Setelah selesai pilih tekan OK.
6.Kemudian setelah itu pilih penyimpanan pada Database, dengan syarat File database dan file wordnya di simpan satu Folder dengan data yang tadi di buat . Lalu Tekan save.
7.Kemudian pilih Insert Marge Field, dan kemudian lalu pilih klik nama untuk di munculkan dimana kursor berada, ketika sudah tampil field nama perlakukan sama juga untuk field lainnya.
8. Apabila sudah muncul semua field yang kita buat kemudian selanjutnya untuk melihat hasilnya pilih menu Preview Result.
Untuk Print file word ini dengan Cara seperti berikut: 
- pertama:
Manual, seperti biasa pilih logo Word, terus pilih Print > Print Terus OK.  pilih tanda navigasi (‹›) ini untuk mengganti surat dengan identitas lain terus ulangi untuk mengeprint document.
- kedua:
Pilih finish & Merge, lalu pilih Edit individual document...
Muncul jendela Merge to New Document, Pilih all Jika ingin semua document di Print. Lalu tekan OK.
Selanjutan untuk print sama seperti langkah pertama pilih logo Word, terus pilih Print > Print Terus OK. 
Langkah ini lebih praktis ketimbang langkah pertama.
9. Untuk mengedit Record atau pun merubah field, pilih Edit Recipient List lalu muncul jendela dibawah ini nihh, untuk merubah pada kolom data source, lalu pilih file database lalu tekan Edit.
Kalau selesai mengedit, pilih OK lalu Yes terus tekan OK.
ini cara jika sudah selesai untuk di print dengan cara seperti berikut :
     10. Jika sudah selesai, untuk menyimpan dan mencetak hasil mail merge klik Finish & Merge pilih Print Document
Ada 3 pilihan:
1.      All untuk mencetak semua surat.
    1. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
    2. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja. 



0 komentar:

Poskan Komentar